Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, việc quản lý thời gian là một phần quan trọng của cuộc sống và công việc của chúng ta. Máy chấm công đã trở thành một công cụ không thể thiếu để theo dõi giờ làm việc, tính lương và tạo sự chính xác trong quản lý thời gian. Nhưng liệu bạn có biết cách sử dụng máy chấm công của mình một cách đơn giản và hiệu quả nhất? Cùng GTB Việt Nam tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng máy chấm công đơn giản và hiệu quả năm 2023 nhé!
Hướng dẫn sử dụng máy chấm công đơn giản và chi tiết
Khởi động máy và đăng ký thông tin nhân sự
Khởi đầu hành trình sử dụng máy chấm công, bạn cần thực hiện một số bước cơ bản để thiết lập máy và đăng ký thông tin của nhân viên. Hãy cùng điểm qua các bước này một cách chi tiết:
-
Khởi động máy: Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng máy chấm công đã được kết nối với nguồn điện và sau đó bật nút nguồn để khởi động máy.
-
Truy cập chức năng đăng ký: Bạn cần truy cập vào chức năng “đăng ký.” Để làm điều này, bạn nhấn nút “Menu” trên máy chấm công.
-
Nhập mật khẩu quản trị viên: Ở bước này, máy chấm công yêu cầu bạn nhập mật khẩu quản trị viên để truy cập vào chế độ đăng ký cá nhân. Sau khi nhập xong, bạn nhấn OK.
-
Chọn đăng ký nhân viên: Bạn cần chọn chức năng “đăng ký nhân viên”. Sử dụng phím điều hướng để di chuyển và lựa chọn “nhân viên”. Sau đó nhấn OK.
-
Nhập thông tin cá nhân: Thông tin này bao gồm tên, mã nhân viên, vị trí phòng ban và các thông tin khác có liên quan. Bạn có thể sử dụng bàn phím số hoặc bàn phím ảo trên màn hình để nhập thông tin.
-
Lưu thông tin: Hãy nhấn nút “lưu” để lưu lại các dữ liệu đã nhập vào máy chấm công.
Trước khi nhấn “Lưu,” bạn nên kiểm tra kỹ thông tin đã nhập để đảm bảo rằng chúng đã chính xác. Điều này sẽ giúp tránh tình trạng lưu thông tin không đầy đủ hoặc sai sót, gây ra các vấn đề không mong muốn trong quá trình sử dụng máy chấm công.
>> Xem thêm: Tạo Nét Đẳng Cấp Với Cửa Kính Tự Động Tại GTB Việt Nam
Cách sử dụng máy chấm công để chấm công hằng ngày
-
Bước 1: Lựa chọn phương thức nhận diện
Sau khi bạn đã hoàn thành quá trình đăng ký thông tin cá nhân trên máy chấm công. Tiếp theo là bước quan trọng để chấm công hàng ngày. Trước hết, bạn cần lựa chọn phương thức nhận diện mà máy chấm công hỗ trợ. Các phương thức này có thể bao gồm nhận diện bằng vân tay, mật mã, khuôn mặt, thẻ từ.
-
Bước 2: Thực hiện đăng ký nhận diện
Dựa vào phương thức đã chọn, hãy thực hiện đăng ký nhận diện mỗi khi đến chấm công. Dưới đây là cách thực hiện đăng ký nhận diện cho một số phương thức phổ biến:
-
Nhận diện bằng vân tay: Đưa ngón tay của bạn vào mắt đọc vân tay. Máy sẽ sử dụng thông tin về vân tay để xác định danh tính của bạn.
-
Nhận diện khuôn mặt: Đưa khuôn mặt của bạn vào trước màn hình máy chấm công. Hệ thống sẽ sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định bạn.
-
Nhận diện thẻ từ: Đưa thẻ từ vào máy chấm công ở vị trí được chỉ định. Máy sẽ đọc thông tin từ thẻ để chấm công.
-
Bước 3: Kiểm tra lại thông tin
Sau khi hoàn thành quá trình nhận diện, hãy kiểm tra lại tất cả thông tin hiển thị trên màn hình máy chấm công. Đảm bảo rằng thông tin đã đúng và chính xác, bao gồm thời gian và ngày chấm công. Nếu bạn phát hiện sai sót, hãy liên hệ với bộ phận nhân sự để được hỗ trợ.
Xử lý dữ liệu và quản lý chấm công
Để bắt đầu, hãy tạo liên kết vững chắc giữa máy chấm công và phần mềm quản lý chấm công. Kết nối có thể được thiết lập thông qua cổng USB, mạng LAN hoặc Wifi. Sau khi kết nối thành công, bạn sẽ truy cập vào phần mềm quản lý chấm công. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên, chọn chức năng “Tải dữ liệu” từ máy chấm công về máy tính. Bạn có thể chọn tải theo khoảng thời gian cụ thể hoặc tải toàn bộ dữ liệu.
Dữ liệu chấm công cần phải kiểm tra kỹ lưỡng sau khi tải về. Bạn cần kiểm tra xem liệu có dữ liệu nào cần sửa đổi, xóa bỏ hoặc thêm vào không. Điều này đặc biệt quan trọng để tránh sai sót trong. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý chấm công để xuất báo cáo. Bạn có thể tổng hợp dữ liệu theo nhiều tiêu chí như thời gian, phòng ban, vị trí công việc. Bạn có thể thiết lập quy tắc tính toán để xác định số giờ làm, giờ tăng ca, ngày nghỉ.
Để phân tích dữ liệu chấm công một cách sâu hơn và tối ưu hóa quản lý nhân sự, bạn có thể sử dụng các công cụ như Excel, Power BI, HRM (Hệ thống quản lý nhân sự) và nhiều ứng dụng khác. Những công cụ này giúp bạn tạo ra các biểu đồ, đồ thị. Và báo cáo tùy chỉnh để đưa ra các quyết định thông minh dựa trên dữ liệu chấm công.
Giải pháp máy chấm công hiện đại từ GTB Việt Nam
Trong thế giới ngày càng phức tạp và không ngừng biến đổi, việc bảo vệ và quản lý an toàn cho ngôi nhà của bạn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đó là lý do tại sao GTB Việt Nam tự hào giới thiệu hai giải pháp máy chấm công hiện đại: TCW-900F và F18.
Với TCW-900F và F18, thông tin của thẻ được mã hóa ở mức độ cao. Ngay cả khi một thẻ bị mất, bạn không cần lo lắng về việc an ninh bị đe dọa. Một thẻ mới sẽ được cấp lại. Thẻ cũ nếu có tìm lại, sẽ không thể sử dụng cho đến khi được cài đặt lại. Điều này đảm bảo rằng việc mất thẻ sẽ được xử lý an toàn và nhanh chóng.
Nhờ vào con chip xử lý thời gian tích hợp trong bộ khóa, bạn có thể kiểm soát thời gian hoạt động của thẻ linh hoạt. Thẻ không thể sử dụng trước thời gian bắt đầu và sau thời gian kết thúc mà bạn đã quy định trước. Điều này giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng thẻ và đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập. Dựa trên nguyên tắc của “chỉ cấp quyền cho người cần,” bạn có thể đảm bảo rằng ngôi nhà của bạn luôn an toàn và bảo mật.
Với TCW-900F và F18 từ GTB Việt Nam, bạn không chỉ sở hữu các giải pháp máy chấm công tiên tiến mà còn mang lại sự yên tâm và sự an toàn cho ngôi nhà của mình.
>> Xem thêm: Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Lắp Đặt Cửa Tự Động Từ A-Z
Kết luận
Tóm lại, hướng dẫn này không chỉ là một cuốn sách hướng dẫn sử dụng máy chấm công. Nó còn là một công cụ để bạn tối ưu hóa quản lý nhân sự và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu áp dụng kiến thức này và thấy sự khác biệt mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2023 và xa hơn nữa.
CÔNG TY TNHH GTB VIỆT NAM – BỀN VỮNG THEO THỜI GIAN
-
Địa chỉ: Số 7, D47 Khu D, KĐT Geleximco Lê Trọng Tấn, Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội
-
Điện thoại: 024.66.567.277
-
Hotline: 0975.799.075 – 0984.902.068
-
Email: gtbvietnam9@gmail.com
